商务会议计划项目
商务会议策划模式
一.活动介绍
作为xx电商行业的年度盛会，本次大会将延续往届大会的盛况和成果，盘点过去，梳理现在，畅谈未来。大会将对xx电子商务行业有突出贡献的优秀企业和个人进行表彰和奖励。同时，大会还将成立xx电子商务服务产业联盟和xx电子商务协会数字服务中心，为xx乃至全球电子商务企业的同步发展搭建良好的支撑平台。
二、活动的目的
建立xx电子商务产业发展前瞻性讨论平台，加强电子商务部门、学术界、企业界的交流，探讨当年电子商务新热点问题，促进xx电子商务产业健康、持续、快速、和谐发展。
三。时间和地点
时间:xxx年5月23日。
地点:xx？北京？人民大会堂
第四，会议的组织
主办单位:xx电子商务协会
主办单位:盘石信息技术有限公司
支持单位:xx工业经济联合会
Xx国际公共关系协会
Xx市长协会
国务院各部委信息中心主任联席会议
Xx老区建设促进会
指导单位:中华人民共和国国家发展改革委。
中华人民共和国工业和信息化部
中华人民共和国教育部
中华人民共和国科学技术部
中华人民共和国商务部
中华人民共和国海关总署
动词 （verb的缩写）论坛议程
如何策划一次成功的商务会议的实用贴
一个重要商务会议成功的关键在于策划人的策划思路和方法是否正确，各方面细节考虑是否周全，会议日程安排是否合理，如会议主题的构思、会议费用的预算、会议场地的布置、会议设备的安装、与会人员的住宿餐饮安排、会议空余时间的安排等。面对会议策划遇到的诸多问题，作为一名会议策划，你找到合适的策划思路和方法了吗？怎样做才能使这次会议符合上级要求，实现会议主题，突出商务会议的亮点？凡事预则立，不预则废。会议策划是举办这个会议的一切工作的准备。一个好的会议策划方案应该从做好会议的预算计划开始。
一.会议预算
商务会议的预算不是一个概念。一般来说，会议预算包括以下几个方面:
1，会议室/大厅费
具体来说，它可以细分为:
(1)，会议场地租金？一般来说，场地的租赁已经包含了一些常用设施，如激光笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或黑板、油性笔、粉笔等。，但一些非常规设施不包括在内？比如投影设备、临时装饰品、展台等。，当需要安装非演讲台演讲线路时，可能还需要另外的预算。
(2)会议设施租赁费？这部分费用主要是租用一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、录像设备等。在租赁时，通常需要支付一定的安全押金，包括设备的技术支持和维护费用。值得注意的是，在租用设备时，应对各项性能参数做出具体要求(通常可以咨询专业的会议服务公司，以获得最合适的性价比)，否则会议可能会受到影响。此外，这些会议设施的租赁价格可能会因品牌、产地和新旧程度的不同而有很大差异。
(3)、场地布置费用？一般来说，如果不是特殊要求，这部分费用是包含在场地租赁费中的。如有特殊要求，可与专业会议服务商协商。
(4)其他支持费用？这些支持通常包括广告和印刷，礼仪，秘书服务，运输和仓储，娱乐和医疗保健，媒体，公共关系等。基于这些支持的临时性质，如果会议组织者单独向这些行业寻求支持，成本可能高于市场价格。如果专业的会议服务商做代理，会得到相对低价和专业的支持。
对于这些单独的服务支持，组织者应尽可能详细地说明要求，并签署单独的服务协议。
2.运输费用
运输成本可分为:
(1).从出发地点到集合地点的交通费用是多少？包括航班、铁路、公路、客船，以及从目的地车站、机场、码头到住宿地的交通。
(2)会议期间的交通费用？主要是会议地点的交通费用，包括从住宿地到会所的交通、从会所到就餐地的交通、从会所到商务交流场所的交通、商务考察的交通以及其他参会人员可能使用的预定交通。
(3)告别流量和回归流量？包括航班、铁路、公路、客船以及从住宿地到机场、车站、港口的交通费用。
3.住宿费用
住宿费用应该很能理解吧？值得注意的是，住宿费中的部分价格是全价，而部分价格需要缴纳额外的政府税。住宿可能是会议的主要开支之一。找专业的会展服务商，通常可以获得更好的折扣。
正常的住宿费不仅与酒店星级标准、房型等因素有关，还与房间内开设的服务有关？比如客房的长途通讯、洗涤、迷你吧饮品、一次性洗衣、上网、水果提供等服务是否开放。会议主办方应明确酒店应关闭或开放的服务项目和范围。
4.餐饮费用
会议的餐饮费用可以简单也可以复杂，取决于会议的议程和目的。
(1)，早餐
早餐一般是自助餐，当然也可以围着桌子吃，费用可以根据人数计算(但考虑到会议用餐的特殊性和原料准备，预计就餐人数不能与实际就餐人数相差15%，否则餐厅有理由拒绝按实际就餐人数结算？而是根据预定的人数收取费用)
(2)中餐和午餐
中餐和午餐基本都是正餐，可以采用人头预算吗？自助餐形式，按桌预算？围着桌子的形式。如果主办方希望酒水是自己购买而不是餐厅提供，餐厅可能会收取一定的服务费。
(3)饮料和服务费
通常情况下，如果在高星级酒店的餐厅吃饭，餐厅会拒绝主办方自己带饮料出去。如果可以带走饮料，餐厅一般需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会时，通常会在基本消费水平的基础上加收约15%的服务费。
(4)会场茶歇
这个费用基本是按照人数预算的，预算的时候可以提出不同时间段的餐饮组合。主办方告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序性服务，可能需要额外预算。通常有两种茶歇:西式茶歇和中式茶歇？以西式咖啡、红茶、西式点心、水果为主，中式茶以开水、绿茶或花茶、水果茶、水果、咖啡、水果、点心为主。
(5)友谊招待会/舞会
事实上，一场联谊/舞会的预算可能比一场单独的宴会更复杂。只要设置好餐标和秤，预算就好算了。但是，可能需要很长时间来确认接待/舞蹈、场地和节目支持的预算设计。
5.视听设备
除非在室外进行，否则视听设备的成本通常可以忽略不计。如果为了公关效果而必须在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括:
设备本身的租赁费用通常按天计算。
设备的运输、安装调试、技术人员支持费的控制可以委托给展会服务商。
音源？主要是背景音乐和娱乐音乐的选择，主办方可以自带或者委托代理。
6.杂项费用
杂费是指会议期间因一些临时安排而产生的费用，包括印刷、临时运输和装卸、纪念品、模特和礼仪服务、临时道具、传真等通讯、快递服务、临时卫生保健、翻译指导、临时业务用车、汇款等。杂项费用的预算很难计划，通常可以将不可预见的费用作为机动手段添加到会议费用的预算中。
第二，参与者的安排
邀请
无论什么样的会议，主办方当然希望合适的对象(客户)出席。作为主办方，邀请的方式很重要。通常，邀请包括三个程序:信息发布、回执处理和确认通知。
信息发布？从媒体上看，有印刷品(包括邀请函、组织文件、会议通知)、电子邮件、平面媒体公告、电子媒体公告等多种形式。通常，信息发布包括主题、时间、地点(暂定或候选)、主要议程和安排、费用和标准等。有的还附上会议计划，可以让与会者知道参加的意义，以及对会议的期望。
收据？对于主办方来说，回执是商务会议策划活动成功与否的评判标志之一。收据收到后，通常需要进行统计(在此之前，需要提醒的是，收据的设计很重要，要合理完整，要包括以下信息？明确人数、职位、性别、联系方式、预计到达目的地时间、欢迎要求等。)，确认收据有效(一般以是否交过会议费为标志)，接下来需要做的是资源分配？主要是关于展位和酒店住宿的安排，确认通知可以在这一切完成后发送。收据可以有几种形式？传真、信函、电子邮件、在线收据或电话都可以接受。应注意参与者的特殊要求，如家庭成员、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等。如果会议主题允许，应该考虑。如果收据清晰，对会议的有序安排有很大帮助。
确认通知？会议费用确认或者可以通过其他方式确认的，可以发出确认通知。同时，应发布会议的确切地点、时间、议程、签到程序和注意事项。
如果是小型商务会议，签到相对简单，注册名单即可。但如果是大型商务会议，那么签到就是一项复杂的工作。
通常，会议签到与住宿安排相关联。想要不混乱的办理大型会议的入住手续，必要的手续和准备工作是否有必要？接待统计、签到表、引导和协助人员、酒店准确的房号和房号、房间分配表、钥匙、标明客人姓名和房号的小信封(一般由酒店提供)、入住酒店相对明显的路线说明、会议通知、详细的会议日程、考察路线和参加方式、酒店功能的说明和支付标准、返程预订和确认、商务交通的使用方式和支付标准等。如果可能的话，尽量用电脑签到。正常情况下，值机服务人员应不少于6人？工作时间要根据会议参加人员的到达时间合理分配。
如果提前设计好收货项目，对签到和入住会有很大的帮助。
餐饮安排
一般来说，会议通常会统一安排用餐。通常有两种形式的餐饮安排？自助餐或餐桌。类别包括中国、西方和穆斯林系列。
统一安排餐饮会议对成本控制非常重要。自助餐一般可以通过发放餐券来控制(很多酒店对自助餐就餐人数有最低要求)，餐食标签和菜单可以提前制定，严格区分官方代表和随行人员、家属。有特殊要求的可以和餐厅协商。餐桌式的用餐安排比较复杂？尤其是在大型会议上。围桌就餐安排需要考虑的问题有:开饭时间、每桌人数、餐券、同桌人的安排、有特殊饮食习惯的人群、饮品种类、支付。需要提醒的是，会前检查时要注意餐厅和用具的卫生，以免给食客造成卫生问题。如果食客不能按时集合就餐，可以采取开足人的桌子的做法，保证食客的权益。
第三，确定时间、流程和目标管理，并进行反馈和调整。
时间控制一般以时间表(倒计时)的形式表示。注意合理安排时间，同时留有余地。一般来说，前面的时间和进度要安排紧凑，保证后面有时间调整和提高。
整个活动是一个系统工程，过程管理是指活动中各项工作内容之间的相互联系、协调和配合及其有机结合的过程管理。比如一个活动，主题内容和意义确定了才能确定议程和规格，规模和规格确定了才能确定人数，场地确定了才能落实，场地可以现场布置。过程管理使总协调人对整个活动的各个部分有清晰的认识，很容易找出工作的重点、重点和难点，一般用程序框图来表示。
第四，活动策划，确定活动主题。
活动策划主要包括以下内容:
1，会议议程策划大部分的发布会都是演讲，看稿，例行演示。其实商务会议虽然是正式会议，但是可以更积极一些，尤其是会议的开场。在安排会议议程时，我们应该注意紧凑性和连贯性。从实用的角度来看，一般控制在一到两个小时为宜。
2.确定参会人员是一项非常重要的工作，也是一个可变因素，它的变化会影响整个会议的规格和规模，进而影响会议的所有因素。比如重要人物的出席和缺席可能会影响规格，或者为了方便，将会议地点或部分会议安排在机场或贵宾室，或者调整时间。所以，这是由总协调工作控制的？关键点？，应该重点关注。
动词 （verb的缩写）制定活动计划和具体操作方案。
活动策划案是指导整个活动的战略战术文本，用于策划活动。一般来说，是由会议核心成员提供的。
具体操作方案用在企业或者协助公关机构指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每个人的每一步，甚至到徽章的内容，时间具体到分钟。一般会议人员有一份。
六、现场控制
现场控制是整体协调人适应能力的一部分。其实一个好的协调者会先做好工作:首先，防止变量的发生。比如平时做一些训练，事前做一些排练。从实际来看，场景的突然变化，往往是因为沟通不畅，考虑不周，礼仪上的疏忽。重点应该放在这些方面；其次，要提前准备好备选方案；再次，注重现场灵活处理技巧的积累。
来的官员和经销商要互相陪同和沟通，来的记者要一视同仁，某些信息不能透露给媒体A而要对媒体B保密..记者亲自挖出的新闻，一般不宜告诉别人。
在对气氛的控制中，总协调者处于平衡的地位？重心？其实气氛轻松活泼，参与者的心情也会很舒服。另一个重要因素是主机。如果自己主持会更好，但是经常太忙。所以在发布会中，你需要提前安排一些事情，提前和主持人充分沟通，让他(她)对整个会议的风格有一个大致的了解和把握。
在产品演示和讲解的过程中，可以运用一些现代科技手段，结合制作精良的示意图、三维图形、视频、幻灯片等。，帮助参与者理解。
整个会议应该有一个正式的结论。如果记者招待会预定在晚餐或午餐前结束，应该有一个招待会或自助餐宴会等。会议结束时，主持人会通知时间和地点。
七。其他人
秘书服务
所谓秘书服务，是指为展会主办方提供各类秘书、杂工、临时采购、临时司机、导游等服务。这些服务一般都是临时提供或者按时提供，在预算中一般都是按类别计算，没有细分？可以按照不可预见费用或者其他类别计算。如果是代理机构经营，就要告诉代理机构随时做好服务准备。代理机构和主办方之间的最终服务费核算将由双方指定的联系人签字，并经双方财务或相关人员批准。
车辆调度
重要的国际会议，行业会议，知名公司的全球性或区域性会议，通常参会人数多，地位高。如果找到了主机，车辆调度可能不是问题。如果是异地举办，那么车辆调度就很值得研究。通常异地召开会议基本都是委托当地的专业机构，车辆调度涉及到主办方和代理商的沟通，以及会场的车辆来源。对于主办方，通常只提出用车要求和安排要求，而代理方要考虑时间安排，合理安排车辆数量，行走时间和路线等等。所以主办方要提前告诉代理商相对准确的到达时间，参加人数，这个时间段到达的客人身份，车辆使用标准，如果和预测有出入，要告诉代理商希望采取的补救措施，愿意承担的代价。
礼仪和告别
对于见面，必要的礼仪是热情。礼仪工作一般包括模型组装、程序分解、简单训练、服装道具准备、礼仪执行等。
值得注意的是，考察的是礼仪文化素质和外语基本功，而不是单纯看身材决定录用与否。还有一点就是礼仪的人格是否符合工作要求。
各种主题的会议，对礼仪的要求也不一样。学术会议和政府会议要求模特穿着简单大方，以免抢了专家和政府官员的形象，而销售展会则要求模特为企业和产品锦上添花，尽量穿得鲜艳，与企业或产品的质量形象要求相一致。
订单维护
对于会议或展览，都希望有一个良好的秩序。小型会议(尤其是企业或者)基本不需要控制秩序，但是大型会议和展会的秩序控制非常重要。
大型会议可通过代表卡或入场券的方式进行控制。如需保密，可专门制作代表证，印有代表的数码身份照片，会场入口处设保安；对展览的控制更加复杂，因为组织者和参展商关注的不是同一个目标。展会主办方需要控制秩序，而参展商需要信息的最大化和信息获取的便捷性。有些展会是伴随展会的，有些则是技术交流或论坛，所以通常会对所有参展商或展商进行身份和级别分类，以保证技术交流或论坛不受外部或无关参展商的干扰。控制手段为带条形码的参展卡(需配备读码器)或磁卡代表卡。为了同时满足参展商信息最大化的需求，国外已经引入了电子名片管理。
快速收集数据的利器——电子名片
在传统展会中，名片是必不可少的，参展商每天在展会结束后总要花一两个小时整理名片。要取代这些繁琐，可以使用电子名片。
所谓的电子名片，一般都是用磁卡或者有条形码的材料做成的？可以说是参展商和观众的一张特殊的展会名片。在发卡前，组委会会要求参展商或参观者输入个人信息，包括公司名称、联系方式、本人职务、公司性质、业务范围等，然后将这些信息存储在卡中。同时，组委会将购买此类磁卡或条码识读设备进行租赁，参展商可自由选择是否租赁。参展商租用设备后，只需将设备连接到自己的电脑上即可开始使用。当买家需要将名片交给参展商时，只需在读卡设备上刷一下自己信息的入场卡，所有的信息会在一眨眼的时间内传输到参展商的电脑上。展商还可以在相应的备注栏记录双方的谈话要点，从而非常有条理地管理买家的信息。
这些设备虽然价格昂贵，但可以由展会组委会购买并重复使用，参展商只需以较低的价格从组委会租用，非常实惠和方便。如果每个参展商和买家都使用电子名片，展会甚至可以像地铁入口一样管理，参观者人数可以准确记录。
展览研究/参观
其实大部分的展会参观或参观都是专门为客人安排的公关活动，但也不排除有一部分活动是真正的商务考察(为获取行业或相关行业信息而举办的市场调研活动)。
1.真实的商业考察:其实对于这种商业考察，主办方早有安排。会展中介公司需要提供的服务只有目的地住宿餐饮的预定和安排、交通、司机和乘客、导游。如果可能的话，需要中介公司协助解决媒体邀请和拍摄视频资料。中介公司的职能大致相当于主办方的主导服务和后勤保障部门。